Marg సాఫ్ట్వేర్ లో ఒక కంపెనీని ఎలా క్రియేట్ చేయాలో ఈ పోస్ట్ లో మనం తెలుసుకుందాం. అలా తెలుసుకోవాలి అంటే ముందుగా మనం Marg సాఫ్ట్వేర్ ని ఓపెన్ చేయాలి.
Marg సాఫ్ట్వేర్ ని ఓపెన్ చేస్తే పైన ఇమేజ్ లో లాగా కనిపిస్తుంది. ఇప్పటి వరకు మనం ఏమీ క్రియేట్ చేయలేదు కాబట్టి మనకి List Of Companies దగ్గర కాలీగా ఉంటుంది. కంపెనీని క్రియేట్ చేయడం కోసం యూస్ చేసే షార్ట్ కట్ కీస్ Marg సాఫ్ట్వేర్ లోని టాస్క్ బార్ లో ఉంటాయి. క్రింద ఇమేజ్ లో చిన్న బాక్స్ లాగా కనబడుతుంది కదా అందులోనే షార్ట్ కట్ కీస్ ఇన్ఫర్మేషన్ ఉంటుంది.
New కంపెనీ క్రియేట్ చేయడం కోసం F2 అనే షార్ట్ కట్ కీని, Edit చేయడం కోసం అంటే ఆల్రెడీ చేసిన దానిలో మాడిఫికేషన్స్ ఏమైనా చేయాలి అనుకుంటే F3 అనే షార్ట్ కట్ కీని యూస్ చేయాల్సి ఉంటుంది. ప్రస్తుతం మనం న్యూ గా కంపెనీ క్రియేట్ చేయాలి కాబట్టి F2 ని ప్రెస్ చేయండి. అప్పుడు మనకి క్రింద ఇమేజ్ లో లాగా వస్తుంది.
పైన ఇమేజ్ లో చూస్తే మనకి Company Creation అనే ఒక బాక్స్ కనిపిస్తుంది. అందులో మనకి 6 ఆప్షన్స్ కనిపిస్తాయి.
- CREATE NEW COMPANY
- RESTORE DEFAULT DEMONSTRATION
- RESTORE FROM MY DEMONSTRATION
- DELETE SAVED PASSWORD
- CHANGE OPERATOR POWERS
- CHANGE ERP VERSION
మనం ఇప్పుడు న్యూ కంపెనీ క్రియేట్ చేయాలి కాబట్టి మొదటి ఆప్షన్ “CREATE NEW COMPANY” మీద క్లిక్ చేయాలి. అప్పుడు మనకి ఇలా వస్తుంది.
మనం క్రియేట్ చేయబోయే కంపెనీ డీటైల్స్ అన్నీ ముందే నోట్ ప్యాడ్ లో ( ఉదా: క్రింద ఇమేజ్ చూడండి ) సేవ్ చేసుకుని పెట్టుకుంటే పైన ఇమేజ్ లో కనబడుతున్న కాలమ్స్ అన్నీ ఫిల్ చేయడానికి మనకి ఈజీగా ఉంటుంది. మనం ఇప్పడు ఒక ఫార్మా డిస్ట్రిబ్యూటర్ కి సంబంధించిన కంపెనీని క్రియేట్ చేయబోతున్నాము.
నోట్ ప్యాడ్ లో మనం సేవ్ చేసుకున్న కంపెనీ ఇన్ఫర్మేషన్ అంటే కంపెనీ నేమ్, డీటైల్డ్ అడ్రస్, ఫోన్ నంబర్ కాపీ చేసుకుని పేస్ట్ చేసుకోవాలి క్రింద ఇమేజ్ లో ఉన్నట్లుగా. ఈ డీటైల్స్ అనేవి మనం ఎంటర్ చేయాల్సినవే కానీ Branch Code అనేది మాత్రం మనం ఎంటర్ చేయాల్సిన అవసరం లేదు, కంపెనీ నేమ్ ని ఆధారంగా తీసుకుని మార్గ్ సాఫ్ట్వేర్ బ్రాంచ్ కోడ్ ఆటోమేటిక్ సెట్ చేస్తుంది.
ఇక్కడ మనం ఎంటర్ చేసిన కంపెనీ నేమ్ “GUPTA BUSINESS SOLUTIONS AND SERVICES” కాబట్టి మార్గ్ సాఫ్ట్వేర్ ఈ నేమ్ ని బేస్ చేసుకుని GBSAS అనే బ్రాంచ్ కోడ్ ని ఆటోమేటిక్ గా మనకు ఇచ్చింది. ఈ బ్రాంచ్ కోడ్ యొక్క అడ్వాంటేజ్ ఏమిటంటే మార్గ్ కంపెనీని బ్యాక్ అప్ చేసేటప్పుడు ఒక పర్టిక్యులర్ యూనిక్ ఐడి ని బేస్ చేసుకుని బ్యాకప్ అవుతుంది, దానికోసమే బ్రాంచ్ కోడ్ అనేది యూస్ చేయడం జరుగుతుంది.
బ్రాంచ్ కోడ్ తరువాత Fax No., Website, Email id అనేవి ఉంటే ఎంటర్ చేయండి. వాటి తరువాత Country అని ఉంది కదా అక్కడ మనం క్రియేట్ చేసే కంపెనీ ఏ దేశం లో ఉందో ఆ కంట్రీ ని సెలక్ట్ చేయాలి. ప్రస్తుతం అయితే మనం క్రియేట్ చేసే కంపెనీ ఇండియా లో ఉంది కాబట్టి India అని సెలక్ట్ చేసుకోవాలి. Country తరువాత పక్కనే State అని ఉంది కదా అక్కడ మన స్టేట్ కోడ్ ఎంటర్ చేయాలి. ఏ స్టేట్ కి ఏం కోడ్ అనేది మనకు కింద ఇమేజ్ లో రైట్ సైడ్ చూస్తే అర్థం అవుతుంది.
పైన ఇమేజ్ లో రైట్ సైడ్ ఉన్న కోడ్స్ చూశారు కదా! ఏ స్టేట్ కి ఏం కోడ్ అనేది చాలా డీటైల్డ్ గా ఇవ్వడం జరిగింది కాబట్టి ఆ లిస్ట్ లో మన స్టేట్ కోడ్ ఎంతో చూసుకుని ఆ కోడ్ ని ఎంటర్ చేయాలి. తెలంగాణ అయితే 36 అని ఆంధ్ర ప్రదేశ్ అయితే 37 అని ఇవ్వాలి. తర్వాత Business Type అని ఉంది కదా అక్కడ క్లిక్ చేస్తే మనకు కొన్ని ఆప్షన్స్ వస్తాయి.
దాదాపుగా 23 రకాల బిజినెస్లకు సంబంధించిన సెటప్స్ చేసుకోవచ్చు వాటిలో మనం క్రియేట్ చేసే కంపెనీ దేనికి సంబంధించినదో దానిని సెలక్ట్ చేసుకోవాలి. ఇప్పుడు మనం క్రియేట్ చేస్తున్న కంపెనీ ఫార్మా డిస్ట్రిబ్యూటర్ కి సంబంధించినది కాబట్టి Pharma Distribution అనే ఆప్షన్ ని సెలక్ట్ చేసుకోవాలి.
తరువాత మనం Date type ని సెలక్ట్ చేసుకోవాలి. ఇందులో 3 ఆప్షన్స్ ఉంటాయి కానీ మనం ఇంగ్లీష్ క్యాలెండర్ని ఫాలో అవుతాం కదా అందుకే 1 English సెలక్ట్ చేసుకుంటే సరిపోతుంది.
నెక్స్ట్ Working style లో మనకి 2 ఆప్షన్స్ ఉంటాయి, 1. Normal W/o Secondary 2. Secondary (Batch/Mrp/Size/Serial/etc). మనం Business Type లో Pharma Distribution సెలక్ట్ చేశాం కాబట్టి Working style లో Secondary (Batch/Mrp/Size/Serial/etc) అనేది సెలక్ట్ చేసుకోవాలి.
Normal W/o Secondary కి Secondary కి మేజర్ డిఫరెన్స్ అంటూ ఏమీ లేదు, Secondary అంటే సేల్ బిల్ అయినా పర్చేజ్ బిల్ అయినా ప్రతీదీ బ్యాచ్ వైస్ ఎంటర్ చేయడం జరుగుతుంది. బ్యాచ్ నంబర్ అవసరం లేకుండా మామూలుగా సేల్ బిల్ & పర్చేజ్ బిల్ ఎంటర్ చేయాలి అనుకున్నప్పుడు Normal W/o Secondary సెలక్ట్ చేసుకోవాలి.
ఫుల్ టైమ్ డిస్ట్రిబ్యూటర్స్ కానీ ఓనర్స్ కానీ ఆపరేటర్స్ కానీ వాళ్ళు సేల్ బిల్ ఎంటర్ చేయాలి అంటే మాత్రం Secondary (Batch/Mrp/Size/Serial/etc) నే సెలక్ట్ చేసుకోవాలి. Batch అనేది ఫార్మా లో ఉంటుంది, అంటే ఫార్మా రీటైలర్ కావచ్చు డిస్ట్రిబ్యూటర్ కావచ్చు. సూపర్ మార్కెట్ లో MRP వైస్ సేల్ చేస్తారు. గార్మెంట్స్ లో కానీ షూమార్ట్ కానీ Size ని బేస్ చేసుకుని సేల్ చేస్తారు. Serial అంటే మొబైల్ రీటైలర్ కానీ మొబైల్ డిస్ట్రిబ్యూటర్ కానీ Serial నంబర్ ని బేస్ చేసుకుని సేల్ చేస్తారు. Serial నంబర్ అంటే IMEI నంబర్ కానీ ఫోన్ నంబర్ ని కానీ వాళ్ళు సెటప్ చేసుకోవడం జరుగుతుంది.
పైన ఇమేజ్ లో Working style పక్కనే Selection అనే ఆప్షన్ కనిపిస్తుంది కదా, దాన్ని క్లిక్ చేస్తే డ్రాప్ డౌన్ లో మనకు Self, Fifo, Manual అనేవి కనిపిస్తాయి. క్లోసింగ్ స్టాక్ ను క్యాలిక్యులేట్ చేసుకోడానికి ఈ 3 మెథడ్స్ అనేవి యూస్ చేస్తారు. మనం మాత్రం ఇక్కడ Self అని తీసుకుంటున్నాం.
దీని తరువాత మనం Working style క్రింద ఉన్న GSTIN నంబర్ ని ఎంటర్ చేయాలి. దాని క్రింద VAT No. అని ఉంది అది ఎంటర్ చేయాల్సిన అవసరం లేదు, ఎందుకంటే అది GST రాకముందు VAT ఉండేది కానీ ఇప్పుడు కాదు. Vat No. క్రింద D.L. No అని ఉంది కదా అది మనం ఎంటర్ చేయాలి. D. L. No అంటే డ్రగ్ లైసెన్స్ నంబర్ అని.
D.L. No క్రింద ఉన్న Mfg. Lic. No, LST No, Service Tax, Food Lic No. అనే వాటి నంబర్స్ ఉంటే ఎంటర్ చేయాలి. తరువాత Jurisdiction దగ్గర మనం క్రియేట్ చేసే కంపెనీ ఏ లోకాలిటీ ( ఏరియా )లో ఉందో ఆ ప్లేస్ ని ఎంటర్ చేయాలి. ప్రస్తుతం మనం క్రియేట్ చేస్తున్న కంపెనీ కరీంనగర్ లో ఉంది కాబట్టి Karimnagar అని ఎంటర్ చేయాలి ( క్రింద ఇమేజ్ చూడండి).
Jurisdiction క్రింద Tax structure అని ఉంది కదా, అది క్లిక్ చేస్తే మనకు Product Wise, Bill Wise అని కనిపిస్తాయి ( పైన ఇమేజ్ చూడండి ). 99% మనం Product Wise నే యూస్ చేస్తాము. ఎక్కడైనా మనం Tax structure అనేది ప్రొడక్ట్ వైస్ యే తీసుకోవాలి ఎందుకంటే మల్టిపుల్ ట్యాక్సెస్ రేట్స్ సేల్ చేస్తున్నప్పుడు ఆ పర్టిక్యులర్ ఐటెమ్ యొక్క GST ని ఆధారంగా టాక్స్ క్యాలిక్యులేట్ చేస్తాం కాబట్టి మనం దాన్ని బేస్ చేసుకుని Product Wise సెలక్ట్ చేయాలి.
Bill Wise అనేది మనం రేర్ గా అంటే చాలా అరుదుగా సెలక్ట్ చేస్తాం. Monopoly distributor ఉండి ఒకే ఐటెమ్ ఉండి ఒకేరకమైన పర్సంటేజ్ ఉంటే Bill wise చేసుకుంటే ఈజీ అవుతుంది.
పైన ఇమేజ్ లో Tax structure పక్కనే Valuation అని కనిపిస్తుంది కదా అది క్లిక్ చేస్తే మనకి Last Purchase, Average Rate, Self Feeding అని కనిపిస్తాయి. ఇవి స్టాక్ వాల్యుయేషన్ కోసం మనకు ఉన్న 3 మెథడ్స్. మ్యాగ్జిమమ్ Last Purchase సెలక్ట్ చేసుకుంటే బెటర్ గా ఉంటుంది.
Tax structure క్రింద Financial year అనేది ఎంటర్ చేయాలి. ఫైనాన్షియల్ ఇయర్ అనేది 1 st ఏప్రిల్ తో స్టార్ట్ అయ్యి 31 st మార్చి తో ఎండ్ అయ్యే ఇయర్ ని ఫైనాన్షియల్ ఇయర్ అని అంటారు. ఇక్కడ మనం ఏ ఫైనాన్షియల్ ఇయర్ కి సంబంధించిన ఎంట్రీస్ చేయాలి అనుకుంటున్నారో ఆ ఫైనాన్షియల్ ఇయర్ని అక్కడ ఇవ్వాలి.
Financial year క్రింద Data directory దగ్గర డీఫాల్ట్ గా data అనే ఫోల్డర్ వస్తుంది, మనం చేంజ్ చేసుకోవాలి అనుకుంటే చేంజ్ చేసుకోవచ్చు. Data directory ప్రక్కనే Password అని ఉంది కదా ఇది కావాలంటే ఇవ్వచ్చు లేదా అలా వదిలేయవచ్చు. ఇప్పుడు ఎంటర్ క్లిక్ చేస్తే క్రింద ఇమేజ్ లో లాగా వస్తుంది.
Save changes లో yes మీద మనం క్లిక్ ఇవ్వాలి. అలా క్లిక్ చేయగానే మనకి క్రింద ఇమేజ్ లో లాగా వస్తుంది.
ఇప్పుడు మార్గ్ సాఫ్ట్వేర్ లో ఒక కంపెనీ క్రియేషన్ పూర్తి అయినట్లే. ఈ ఆర్టికల్ లో మార్గ్ సాఫ్ట్వేర్ లో ఒక కంపెనీ ని ఎలా క్రియేట్ చేయాలో తెలుసుకున్నాం.